Кейс Сочи 2014. История успеха

Проект Сочи 2014 стал для нашей компании, как и для всей страны, поистине грандиозным. Начав сотрудничество в 2011 году, мы провели оценку сотрудников всех 53 функциональных направлений Оргкомитета Игр в Сочи. Экспертами нашей компании были сформулированы ценности, ставшие в последствие фундаментом для разработки компетенций для различных уровней сотрудников.

Очень важным этапом работы над проектом стала оценка эффективности функциональных команд, в ходе которой была проанализирована и оптимизирована деятельность отделов, а так же их взаимодействие между собой.

Все управленцы топ-уровня прошли центры оценки в Detech и получили рекомендации по развитию. На протяжении всего проекта наши коучи осуществляли поддержку и помогали разобраться в ситуации.

Нами были осуществлены беспрецедентные проекты по оценке кандидатов в волонтерский корпус Олимпийских и Паралимпийских Игр и отбору управляющих Олимпийскими объектами. Проект по оценке волонтеров стал уникальным по численности – за год мы оценили около 100 тыс. человек для того, чтобы отобрать 25 тыс. А отбор управляющих Олимпийскими объектами – по содержанию: на момент отбора в нашей стране не существовало рынка подобных вакансий. Основываясь на опыте предыдущих Игр, нами был составлен перечень ключевых компетенций, который был использован для отбора кандидатов с наивысшим потенциалом. То есть фактически со всей страны были в несколько этапов отобраны 35 человек, способности, личностные характеристики и ценности которых говорили о том, что они справятся с этой задачей. А объем предстоящих им работ был поистине колоссальным: от проектирования и строительства подотчетной спортивной площадки до проведения на ней финала соревнований.

Безусловно, положительные результаты использования технологий Detech были заметны еще при проведении тестовых соревнований – Кубков Мира и Европы по различным видам сорта на только что отстроенных объектах. По завершению тестовых мероприятий нами был проведен масштабный проект по оценке операционной готовности, в котором аккумулировались и анализировались все критические инциденты. Это позволило скорректировать работу и минимизировать риски на Играх.

Представителям нашей компании посчаcтливилось стать факелоносцами эстафеты Олимпийского огня на этапах во Владикавказе и Сочи!

На партнерском мероприятии, посвященном успешному результатам Игр в Сочи, управляющий партнер Detech Светлана Симоненко рассказала об осуществленных проектах.

Открыть презентацию «Методики отбора — сеанс магии с разоблачением»

Открыть презентацию «Отбор и обучение руководителей объектов: как создать супер менеджеров»

Отбор управляющих олимпийскими объектами

Управляющие спортивными объектами — venue managers — одни из ключевых фигур олимпийской команды. Их задачей является оперативное управление спортивными объектами на всех этапах подготовки Игр: начиная со строительства самих объектов, через подготовку и проведение тестовых мероприятий, вплоть до завершения Игр.

Объем работы и уровень ответственности, лежащий на управляющем спортивным объектом, поистине колоссален. Координация действий всех служб в случае возникновения любой непредвиденной ситуации, комфортное размещение гостей Игр и спортсменов, обеспечение эффективного функционирования обслуживающего персонала, охраны, экстренных служб, доступа прессы.

На момент создания вакансии venue-manager’a стало ясно, что готовых специалистов подобного профиля в России нет, а привлечение их из других стран — невозможно. Поэтому совместно с компанией Detech Оргкомитетом Игр в Сочи был сформулирован список компетенций (критериев эффективного поведения), которыми должны обладать venue manager’ы. Этот список основывается на опыте предыдущих Игр, в частности Игр в Ванкувере 2010 года, и учитывает российские и региональные особенности. Исходя из списка необходимых компетенций, были отобраны люди, которые еще не обладают опытом работы в качестве venue manager’a, но которые обладают необходимыми вводными данными и потенциалом, чтобы справиться с задачей.

Фактически проект, над которым работает venue manager — это start up — построение всей системы с нуля и обеспечение ее дальнейшего эффективного функционирования. Это значит, что сначала venue manager работает один, взаимодействуя с многочисленными подрядчиками и контролируя их работу, ведет огромное количество документации по проекту. Постепенно вокруг venue manager’a формируется постоянно растущая команда, т.е. от индивидуальной работы он переходит к работе в команде и управлению людьми. Это одна из главных сложностей — найти людей, которые будут одинаково эффективны во всех этих ипостасях на всех этапах проекта и при этом будут мотивированы, чтобы остаться в компании; это огромная редкость.

Как уже говорилось выше, компетенции, которыми должен обладать venue manager, проистекают напрямую из его задач и обязанностей. Объем работы на Играх предполагает четкое и строгое планирование и хорошие организаторские способности. Очень важны аналитические способности, т.к. необходимо четко и быстро оценивать ситуацию и принимать соответствующие решения. Работа с большим количеством людей (а на объекте может быть задействовано несколько сотен подрядчиков), зачастую не находящихся в прямом подчинении, обязывает venue manager’а обладать умением выстраивать отношения, помогающие добиться нужного результата, и работать в команде. Сама специфика позиции подразумевает, что человек готов брать на себя ответственность и держать все под личным контролем, а также лояльность работодателю. Все это требует от venue manager’a стрессоустойчивости, которая стала одной из ведущих компетенций. Например, такой человек должен обладать сильными лидерскими качествами, поскольку ему необходимо постоянно контролировать и корректировать происходящее на объекте, управлять людьми и оперативно решать возникающие проблемы.

Путь от поиска кандидатов до предложения о работе включал в себя 6 этапов. После краткого телефонного интервью и более подробного личного интервью кандидата с консультантом компании Kelly Services, каждому из участников, прошедшему эти этапы, было предложено пройти он-лайн тестирование способностей и личностных характеристик, разработанные компанией Detech. Тестирование дало общее понимание потенциала и возможных рисков каждого из кандидатов и помогло выбрать наиболее перспективных.

Следующим этапом отбора стал, так называемый, Центр Оценки, также разработанный компанией Detech. Центр Оценки представляет собой комплексный метод, обладающий максимально высокой достоверностью прогнозирования будущего рабочего поведения человека и соответствия требуемым компетенциям. В ходе Центра Оценки каждый кандидат принял участие в 7 оценочных процедурах, тем или иным образом имитирующих возможные рабочие ситуации, а также в специальном структурированном интервью. Для оценки каждой компетенции были специально подобраны упражнения, так образом, что каждая из них оценивалась минимум тремя упражнениями. Для проведения оценки были привлечены, как специалисты компании Detech, так и сотрудники Оргкомитета, прошедшие специальный тренинг, в том числе, и Вице-президент блока организации спортивных и тестовых мероприятий, управления объектами и взаимодействия с Национальным Олимпийским и Паралимпийским Комитетами.

По результатам Центра Оценки для каждого кандидата был составлен подробный отчет с описанием сильных сторон, рисков, возможных зон развития и уровня соответствия позиции venue manager’a. После чего кандидаты, соответствующие все требованиям, были наняты.

Отбор волонтеров

«Они потрясающие — стремятся помочь, буквально бегут за тобой с огромными искренними улыбками», — поделилась впечатлениями королева Нидерландов Максима. Своё восхищение российским гостеприимством не раз высказывал и президент Международного олимпийского комитета Томас Бах. Аргументы и Факты

Cue the friendly smiles at Sochi Olympics, where volunteers charm visitors to Russia. Washington Post

Winter Olympic volunteers bring colour and cheer to Sochi from across Russia. The Guardian

Волонтеры — это люди, помогающие в реализации проектов на добровольной основе, при этом проекты могут быть совершенно разные: от помощи бездомным до помощи в организации Олимпийских Игр. Волонтерство на Олимпийских и Паралимпийских играх — это уникальный шанс попасть в самый центр событий и увидеть то, что не увидит ни один зритель. Будучи распространено и популярно за границей, в России волонтерство в настоящее время развито довольно слабо. Однако, если обратиться к истории, станет понятно, что идея не нова, и еще в советское время было множество «проектов», в которых огромную роль играли непрофессионалы, работавшие во имя идеи, чего стоит хотя бы строительство БАМа, стройотряды и даже субботники. Чаще всего люди едут за общением, за новыми впечатлениями, за «тусовкой», но не стоит забывать, что, в первую очередь, это все-таки труд, причем далеко не легкий.

Поскольку набор людей в волонтерский корпус Олимпийских и Паралимпийских игр — это не просто найм персонала, а еще и большая национальная идея, призванная объединить собой людей со всей страны, то и подход к нему должен был быть совершенно особым, инновационным. Самым главным было дать шанс каждому желающему, это значит не только объективно оценивать каждого претендента, но и вообще сделать возможным участие людей из любого региона, сделав процесс отбора максимально демократичным. Впервые за всю историю Игр набор волонтеров осуществлялся по специально разработанной методике — с использованием он-лайн тестирования. Эту методику разработала компания Detech в рамках партнерства с Оргкомитетом «Сочи 2014».

Нами были разработаны онлайн опросники, определяющие наличие у человека тех или иных личностных качеств, и тесты способностей, позволяющие узнать, насколько в дальнейшем будущий волонтер сможет освоить материал обучающих тренингов. Такие тесты сделаны в форме коротких заданий с ограниченным временем на решение. Только после успешного прохождения тестирования, претендентов приглашали в один из 26 волонтерских центров по всей России для очного интервью, после которого проводился более тонкий отбор под конкретную функцию на Играх. Такая схема помогла минимизировать не только затраты организаторов, но и затраты на дорогу желающих принять участие в волонтерской программе «Сочи 2014».

Для того, чтобы быть успешным в той или иной профессии, необходимо обладать определенными компетенциями, чертами характера, личностными качествами, поведением на рабочем месте, это относится и к волонтерству. Для того, чтобы выявить у претендентов эти качества и была создана специальная методика, основанная на психометрическом тестировании. За основу был взят опыт предыдущих Игр. Консультанты проанализировали все работы, которые выполняют на Играх волонтеры, возможные функции и ошибки, которые могут быть допущены. После чего были определены общие обязательные для каждого волонтера качества.

Первое, что стоит упомянуть: люди, подающие заявку, должны были интересоваться Олимпийскими и Паралимпийскими играми и иметь четкое представления о том, что такое волонтерство в целом, быть готовыми работать бесплатно, испытывать большие нагрузки, понимая цель своего участия и свой вклад.

Второе ключевое качество — это умение и желание общаться, помогать гостям Игр самого разного уровня в любых вопросах. Волонтеры — это те, кто создает атмосферу гостеприимства и доброжелательности на Играх. Поэтому волонтеры должны быть открытыми, обладать точной информацией и уметь предоставлять ее гостям в четкой и дружелюбной манере.

Работа организаторов Олимпийских игр, а волонтеры — это одни из организаторов, проходит в стрессовой обстановке, а значит необходимо сохранять спокойствие в любой ситуации, поэтому третьим ключевым качеством является стрессоустойчивость. Например, волонтер должен уметь спокойно работать одновременно с большим количеством людей, у каждого из которых свои вопросы, оставаясь таким же работоспособным и доброжелательным.

Участие в волонтерском движении еще и очень ответственное предприятие, которое требует правильной расстановки приоритетов, ответственности и соблюдения установленных стандартов и норм. Поэтому четвертым необходимым пунктом является умение следовать инструкциям, оставаясь при этом любезным и не создавая конфликтных ситуаций. 25 000 волонтеров были отобраны для зимних Олимпийский и Паралимпийских игр 2014 года в Сочи — здесь не обойтись без командного духа и умения общие интересы выше собственных.

Читая отзывы о работе волонтеров в российских и иностранных СМИ, мы рады сознавать, что в большой степени это наша заслуга!